EMMO Projecten

PROJECTEN

Complexe uitdaging - SuccessFactors, Payroll en Concur implementatie

Voor een grote internationale universiteit in Nederland wordt een project uitgevoerd waarbij systemen binnen Finance, HR en Factilities worden vervangen. Voor het onderdeel HR voert Emmo het projectmanagement uit vanuit de leverancier. De volgende HR componenten worden geïmplementeerd: SuccessFactors Employee Central, Performance Management, Learning, Succession, Time-management en Timesheet, Concur (declaraties), Employee Central Payroll en > 30 in- en uitgaande interfaces.

Het project kent vanwege zijn omvang en complexiteit vele uitdagingen, vanuit de techniek, maar ook vanuit het op elkaar aansluiten van de business processen binnen de keten.
De Successfactors en Concur modules worden volledig nieuw ingericht op basis van de business requirements van de klant. De Employee Central Payroll wordt middels een Lift & Shift aanpak vanuit het bestaande SAP HCM systeem opgebouwd.

Na het opstellen van een blauwdruk worden alle modules ingericht op basis van scrum aanpak. In de laatste test fase is er een volledige zogenaamde dry-run uitgevoerd waarbij alle systemen in een (afgeschermde) test-omgeving zijn opgebouwd en voorzien van productie-data.

Emmo heeft in de laatste fase ook de rol transitie manager ingevuld voor het volledige HR domein (business en IT). Het project is per juli 2021 succesvol live gegaan.

SuccessFactors Recruitment & New website

Voor een grote en snel groeiende retailer voert Emmo het projectmanagement voor de implementatie van een nieuwe Recruitment website. Doel van de klant is om goede aansluiting bij de doelgroep te creëren en ervoor te zorgen dat het proces zo laagdrempelig is dat dit tot een laag percentage "drop-off" leidt.

Emmo was verantwoordelijk voor het aansturen van de interne IT-organisatie en de externe website leverancier en middleware leverancier. Uitdaging van het project bestond eruit dat het project binnen een zeer kort tijdsbestek moest worden opgeleverd en dat nieuwe technologie gebruikt moest worden waarbij berichtenverkeer met behulp van middleware oplossing moest worden opgezet.

Het project is volgens planning en geheel naar tevredenheid van de klant opgeleverd.

Het project is in oktober 2019 succesvol live gegaan. Kenmerken: ruim 70.000 sollicitanten op jaarbasis, 7 Europese landen.

SuccessFactors Employee Central

Voor een grote en snel groeiende retailer voert Emmo het projectmanagement voor een SuccessFactors Employee Central implementatie icm met de SuccessFactors Onboarding, Recruitment en Recruitment Marketing modules.

Het ICT gedeelte van dit project valt onder de directe aansturing van Emmo. Dat wil zeggen, verantwoordelijkheid voor de aansturing van SAP die de configuratie van de betreffende modules uitvoert, aansturing van het test-team, verzorgen van de voorbereiding en uitvoering van de cut-over. Op advies van Emmo is de deployment strategie aangepast en is een extra test fase voorzien waarin de data migratie extra getoetst is op kwaliteit en volledigheid.

Het project is begin mei succesvol live gegaan. Kenmerken: ruim 50.000 actieve medewerkers, 7 Europese landen.

SuccessFactors EC Payroll

Voor deze klant heeft Emmo het projectmanagement gevoerd voor de overgang van een On-premise SAP HCM/Payroll systeem naar een EC Cloud Payroll (ECP) systeem.

Dit uitdagende project is het vervolg traject van het hieronder genoemde SuccessFactors Employee Central implementatie project. Het is een complex project bestaande uit 10 onderdelen. De belangrijkste onderdelen zijn:

het realiseren van ongeveer 10 interfaces op Successfactors gebaseerd op canoniek medewerker bericht, middels CPI middelware. De interfaces waren beschikbaar op de on-permise SAP HCM/PY omgeving, echter door beperkingen binnen ECP moesten deze 'omgehangen' worden.
het wegnemen van in ECP niet toegestane oplossingen
opzetten en testen van alle technische verbindingen met aanleverende en afnemende partijen (+/- 60 interfaces)
het omzetten van op CPI gebaseerde integratie stromen tussen SuccessFactors Employee Central en SAP naar point-to-point integratie
het overzetten en testen van configuratie, workbench, maatwerk en stamtabellen en alle transactiegegevens van on-premise naar ECP

De belangrijkste uitdaging bestond eruit dat er nagenoeg geen ervaring of best-practices beschikbaar waren waardoor het project op veel onderwerpen zelf heeft moeten ontdekken wat de (on)mogelijkheden waren.

SuccessFactors Employee Central

Voor deze klant heeft Emmo het projectmanagement gevoerd voor een uitdagende en omvangrijke Succesfactors Employee Central implementatie. De klant heeft de stap van een SAP HRM omgeving, voorzien van veel klantspecifiek maatwerk, gemaakt naar Succesfactors. Dit past in de strategie om zoveel mogelijk applicaties naar de Cloud te brengen.

Emmo is in dit project eindverantwoordelijk geweest voor de aansturing van het team die de implementatie verzorgt heeft van Succesfactors Employee Central en Onboarding modules. Daarnaast heeft Emmo de overall planning van alle programma-activiteiten opgezet en gemanaged om daarmee volledig overzicht te houden van dit complexe programma.

In de laatste fase is Emmo verantwoordelijk geweest voor de aansturing en coördinatie van de live-gang, de cut-over.

Op dit moment loopt de volgende fase, SAP PY naar Successfactors Cloud Payroll

Terug op de rit

Emmo heeft een 'ontspoort' project terug op de rit gezet. Door de interventie van Emmo is de verstoorde relatie en het gebrek aan vertrouwen wat ontstaan was, hersteld. Emmo heeft dit bereikt door een nieuw voorstel neer te leggen om tot een succesvolle implementatie te komen. Dit voorstel heeft het vertrouwen herwonnen waarna de verdere uitvoering opnieuw aan de leverancier is uitbesteed. Ondanks dat er onderweg nog uitdagingen zijn ontstaan om met name applicaties ge-packaged te krijgen voor het Windows7 platform, is de nieuwe werkplek naar tevredenheid van de klant opgeleverd, uitgerold en in beheer genomen.

Dit geslaagde project heeft er mede toe bijgedragen dat het beheer contract met de betreffende klant voor 5 jaar werd verlengd.

State of the art werkplek

Programmamanagement voor de implementatie van een nieuwe 'state-of-the-art' werkplek voor de klant. Deze moet voldoen aan alle nieuwste eisen. Daarnaast het inrichten van een servicedesk met bijbehorende processen en tooling, die de volledige regie voert over alle werkplek gerelateerde zaken.

Emmo heeft in overleg met de klant de governance opgesteld, het project met haar deelprojecten ingericht en aangestuurd.

High availability

Emmo is verantwoordelijk geweest voor de ontwikkeling en implementatie van een Centraal Reis Informatie Systeem. Dit software engineering development project was een aanbesteding op basis van fixed price en fixed date. Er waren zeer zware zogenaamde non-functional requirements aan het systeem gesteld. Een voorbeeld hiervan was beschikbaarheid: er werd een beschikbaarheid van 99,9995% (=niet meer dan 30 minuten uitval per jaar) gevraagd. Dergelijke zware niet-functionele eisen kunnen alleen worden gerealiseerd indien er van begin af aan rekening mee wordt gehouden. Specifieke processen werden ingericht, zoals bi-directional requirements traceability, design volgens MIL-STD-498 standaard, geautomatiseerd testen, continuous integration, etc.

Uitdagende deadlines

Onder aansturing van Emmo is een succesvolle transitie met zeer uitdagende deadline uitgevoerd. De transitie bestond uit een nieuw in te richten skilled servicedesk (near shore, Portugal) en overname van het beheer van de bestaande werkplek van de latende partij (off-shore, India). De kennis overdracht werd bemoeilijkt door een stroeve medewerking van de latende beheerpartij. Emmo stuurde in dit traject 7 projectleiders aan. In het gehele programma heeft Emmo daarnaast een belangrijke de-escalerende rol ingevuld door alle partijen te sturen op het leveren van de oplossing en te kijken naar de mogelijkheden in plaats van de onmogelijkheden. Een naadloze overdracht naar beheer was een key component gegeven de niet beweegbare deadline. Het inrichten van professioneel en adequaat testmanagement is hierin key geweest.

Voor effectiviteit van het overkoepelende programmamanagement heeft Emmo een overzichtelijk dashboard opgezet waarop de voortgang van alle 13 deelprojecten eenvoudig zichtbaar werd.

Pakket implementatie

In eerste instantie is Emmo aangesteld als deel projectleider in een grote SAP HR implementatie voor het onderdeel Werving & Selectie. Gedurende de looptijd van het project heeft Emmo door zijn pro-actieve en oplossingsgerichte houding een steeds grotere verantwoordelijkheid gekregen. Uiteindelijk heeft Emmo de eindverantwoordelijkheid voor het gehele programma gedragen.

De opdrachtgever was zeer tevreden ten aanzien van de wijze waarop Emmo dit programma gestuurd heeft en, ondanks de hobbels en tegenslagen, tot een succesvolle afronding en implemenatie heeft gemanaged. De implemenatie had betrekking op meer dan 40.000 medewerkers.